Wpis z urzędu do Wykazu KSC nie zawsze zaczyna się od wiadomości, której spodziewasz się w zwykłej skrzynce e-mail. Jeżeli organizacja jest objęta takim wpisem, trzeba wiedzieć, którym kanałem przyjdzie zawiadomienie oraz kto przejmie je do obsługi. Wyjaśnia to pytanie 2.34 aktualnego FAQ KSC, oznaczone jako nowe w aktualizacji z października 2026 r.
Gdzie trafi zawiadomienie?
Według FAQ w pierwszej kolejności wysyłane są zawiadomienia do podmiotów posiadających adres do doręczeń elektronicznych (ADE). W przypadku podmiotów bez ADE zawiadomienia mają być wysyłane przez NASK-PIB za pośrednictwem Poczty Polskiej z wykorzystaniem Publicznej Usługi Hybrydowej. FAQ nie podaje indywidualnej daty wysyłki dla każdego podmiotu; określenia „w najbliższych tygodniach” nie należy zamieniać w gwarantowany termin doręczenia.
W zawiadomieniu może znaleźć się wezwanie do uzupełnienia brakujących danych. FAQ wskazuje również, że po utworzeniu i aktywowaniu ADE należy uzupełnić odpowiedni adres w Wykazie KSC.
Dlaczego warto zapisać datę doręczenia?
Odrębne pytanie 2.36 FAQ wyjaśnia, że termin na uzupełnienie brakujących danych wynosi 6 miesięcy od dnia doręczenia wezwania — nie od dnia wejścia w życie ustawy ani od samego wpisu do wykazu. To powód, by w obiegu korespondencji zachować datę doręczenia i treść wezwania. Nie zakładaj, że data widoczna przy wpisie w systemie jest automatycznie początkiem tego terminu.
Praktyczna checklista odbioru
Poniższe punkty są rekomendacją organizacyjną, a nie dodatkowymi obowiązkami wskazanymi w FAQ.
- Wyznacz właściciela odbioru. Ustal, kto regularnie sprawdza ADE, a kto przyjmuje korespondencję papierową i przekazuje ją do kierownika oraz osoby obsługującej Wykaz KSC.
- Zarejestruj doręczenie. Zapisz datę, kanał, nadawcę i osobę, która przejęła dokument do dalszej obsługi. Zachowaj oryginalną treść zawiadomienia i wezwania.
- Zweryfikuj dane. Porównaj wskazane w wezwaniu informacje z aktualnymi danymi podmiotu. Wątpliwości wyjaśniaj w oficjalnym kanale, bez korzystania z linków otrzymanych w niezweryfikowanej wiadomości.
- Rozdziel zadania. Nadaj odpowiedzialność za przygotowanie danych, ich kontrolę i zatwierdzenie. W harmonogramie uwzględnij czas na poprawki, zamiast zostawiać sprawę na koniec terminu.
- Sprawdź ADE w wykazie. Jeśli adres został utworzony i aktywowany, zweryfikuj jego uzupełnienie w danych Wykazu KSC zgodnie z FAQ.
Co zrobić teraz?
Sprawdź rzeczywisty obieg e-Doręczeń i poczty w swojej organizacji. Test jest prosty: czy osoba odpowiedzialna za Wykaz KSC dowie się o wezwaniu w dniu jego odebrania i otrzyma kompletny dokument? Jeśli nie, popraw ścieżkę przekazania.
Źródło podstawowe: FAQ – Krajowy System Cyberbezpieczeństwa, dział 2, pytania 2.34 i 2.36, sprawdzone 21 października 2026 r. FAQ jest poradnikiem interpretacyjnym i samo wskazuje, że nie jest dokumentem wiążącym.
Potrzebujesz wsparcia w uporządkowaniu procesu KSC? Zobacz zakres usług BezpiecznyIT lub skontaktuj się z nami.